Sistemas de ordenación

Una vez clasificados los fondos,el siguiente paso es ordenarlos.

Ordenar es una tarea en la que se relacionan unos documentos con otros de acuerdo a un criterio establecido como puede ser la fecha,nombres,números.

Los sistemas de ordenación son los siguientes:

  1. Alfábetico:basandose en una palabra que identifique los documentos,sigue la secuencia alfábetica.
  2. Cronológico:se realiza la ordenación por  la fecha de los documentos.
  3. Númerico: la ordenación se realiza tomando como referencia un número atribuidos a los documentos.Es frecuente usarlo para documentos contables.
  4. Mixto o Alfanúmerico:Combina los signos alfábeticos y númericos.

La ordenación interna de los expedientes debe ser coherente y cronológica,del documento más antiguo al más reciente.Los expedientes se guardan en carpetillas donde se anotan los datos que lo identifican:

  1. Nombre de la oficina
  2. Fecha de inicio/finalización
  3. Resumen del contenido
  4. Número de documentos que contiene
  5. Código del cuadro de clasificación y nombre de la serie
  6. Signatura de instalación

Todos los documentos que forman parte del expediente deben de estar en la carpetilla desde el principio,para evitar su perdida o dispersión.Si alguien necesita algun documento se le prestará la copia nunca el original.Aunque si no queda mas remedio que prestar el original habra que anotar la salida del documento.

Cuando los expedientes han concluido,se meten en cajas de archivo para su conservación.En las cajas hay que señalar que es lo que contiene mediante una etiqueta adherida en el lomo con:

  1. Nombre de la oficina
  2. El código de clasificación y nombre del nivel alberga
  3. Año/Años

Y estas cajas son las que pasaran al archivo central conforme al calendario de transferencias.

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