Sistemas de clasificación

Introducción

Para una eficaz organización y conservación de los documentos de archivo deben aplicarse una serie de técnicas que constituyen  el tratamiento archivístico.Este tratamiento incluye la clasificación,ordenación,descripción e instalación de los documentos.

Sistemas de clasificación

Clasificar consiste en agrupar los documentos en clases o conjuntos,de forma jerárquica,de lo más amplio a lo más específico.Esta estructura que refleja actividades se materializa en el cuadro de clasificación.

Los sistemas de clasificación pueden ser:

  1. Clasificación funcional:los documentos se agrupan segun las funciones de la entidad.
  2. Clasificación órganica:se crean clases de acuerdo con las divisiones administrativas de la entidad.
  3. Clasificación por materia:se agrupan segun el contenido de los documentos.No deriva de la entidad.

El sistema elegido debe ser estable en el tiempo,ser objetivo y ser comprendido por todos,debe derivar de la naturaleza misma del proceso.

El sistema más consiste y que cumple estos requisitos es el funcional porque aunque una empresa cambie su organización ,su actividad seguira siendo la misma.

El cuadro de clasificación

Es el marco dentro del cual se organizan los documentos,se ven las relaciones entre ellos,permite normalizar la denominación dada a uno y tambien permite su localización.

Divide los fondo en grupos,diferenciando cada función y esta a su vez en otros subgrupos:

Series

→Subserie

O utilizando otro termino:

Clase

−Subclase

Para su realización es indispensable saber sobre la organización que refleja,su estructura,sus funciones y sus fines.

El siguiente cuadro de clasificación corresponde al Archivo General de la Administración:

1.Archivos públicos

1.1 Poder Judicial

1.1.1 Ámbito nacional

1.1.2 Ámbito Territorial

1.1.3 Ámbito Provincial

1.1.4 Ámbito de Partido Judicial

1.1.5 Ámbito Local

1.1.6 Jurisdicciones Especiales

1.1.6.1 Ámbito Nacional

1.1.6.2 Ámbito Territorial

1.1.6.3 Ámbito Provincial

La codificación

Definición

La codificaciÓn es la asignación de letras o números o una combinación de ambos para cada nivel de clasificación.

La finalidad de este código es identificar el nivel de clasificación de cada serie,poniendo de manifiesto la jerarquía y sustituir en último extremo,al título de la serie.

Se colocan a la izquierda de la denominación y cada signo se separa del siguiente por un punto.Se realiza despues de haber identificado las series.

Hay distintos tipos de codificación:

  1. Codificación alfábetica:utiliza las letras del abecedario

A. Gestión de recursos humanos

A.a Personal docente

A.b Personal de Administración y Servicios

A.b.a Convocatorias y concursos

2.Codificación númerica:utiliza los numeros

1. Gestión de recursos humanos

1.1 Personal docente

1.2 Personal de Administración y Servicios

1.2.1 Convocatorias y concursos

3.Codificación alfanumérica:combina signos numericos y alfábeticos

1. Gestión de recursos humanos

1.A Personal docente

1.B Personal de Administración y Servicios

1.B.1 Convocatorias y concursos

El proceso de clasificación de un documento que ingresa o se genera en una oficina es:

  1. Identificar el expediente al que pertenece ese documento,si existe ya o es necesario abrirlo
  2. Identificar a que serie pertenece
  3. Buscar la subserie en la que se encuadra
  4. Anotar la clasificacion resultante

Cuando se trabaja con medios informáticos el documentos se archiva en los directorios del ordenador,en carpetas y subcarpetas que usaran la codificación y los nombres de las series y subseries del cuadro.

Elementos auxiliares del cuadro

El cuadro podra completarse con tablas auxiliares que realizan nuevas divisiones mas específicas y concretas en las series,subseries y resto de niveles.Estas subdivisiones pueden ser de dos grupos:

  1. Especificas:solo se aplican a un nivel,a una serie o subserie del cuadro;aparecen al comienzo del nivel.
  2. Comunes:se pueden aplicar a todos los niveles,series o subseries del cuadro.A su vez pueden ser de dos tipos:

1.Nominales:estan formadas por nombres que identifican personas,organismos,lugares;

2.Uniformes:para identificar tipo de documentación,correspondencia,memorias,actas,…

Se señalan en el cuadro con las letras:

E=Específicas

N=Nominales

U=Uniformes

Y se anteponen al código de clasificación.Con el siguiente resultado:

2.GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

E.1 Personal docente

E 1.1 Funcionarios de carrera

E 1.1 Funcionarios interinos

Se incluiran ademas Índices con los nombres de las series,subseries y resto de divisiones y niveles,con su correspondiente localización en tabla.Tambien índices nominales,topográficos de los terminos empleados en el cuadro.

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