Registro

El registro es un instrumento de control sobre los documentos.Consiste en anotar todos los documentos que la organización genera o recibe,asignando un identificador a cada uno de ellos y haciendo una breve descripción.

Su finalidad es dejar constancia de todos los documentos capturados o creados,incluso de aquellos que no se conservarán o que se enviarán a otras entidades.

Puede realizarse en cualquier nivel del sistema documental;puede existir un registro general común para toda la organización,pero tambien pueden existir registros en las oficinas para dejar constancia de la entrada de otro ripo de documentos,asi como en otras unidades.

La descripcion que se hace en este momento es muy breve,debe incluir los puntos siguientes:

  1. Identificador único del sistema
  2. Fecha y hora de registro
  3. Título
  4. Autor y remitente o destinatario

En los archivos tradicionales el registro es un documento a parte cib firna de libro apaisado;en los registros automatizados forma parte misma del sistema de tramitación.

 

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