Indices

Introducción

La finalidad última del archivo es servir a sus usuarios la información que hay en los documentos,en las fases históricas  para mantener viava la memoria y la identidad de la institución o sociedad y en las fases activas para la resolución de un asunto administrativo.

Para acceder a los documentos y a su información hay que describirlos.La descripción es el conjunto de tareas  encaminadas a informar  acerca del contenido del documento.Una  forma de describir documentos es la indización.

Índices

La indización es el proceso de describir y caracterizar un documento a través de los conceptos contenidos en él.El resultado de este proceso son los índices .Los índices son listas en las que aparecen el contenido de los documentos  y a través de los cuales es posible su recuperación.En este proceso existen 3 etapas:

  1. Se examina el contenido del documento y se describen sus puntos principales
    1. Formato
    2. Título
    3. Autor
    4. Persona-s a las que va dirigido
    5. Objetivo que persigue
    6. Fechas asociadas
    7. Resumen

2.De entre todos los datos se identifican y se seleccionan los conceptos fundamentales y se traducen a términos indización.

3.Se eligen aquellos términos que pasarán a formar parte de la lista.

No existe un número determinado de ellos a incluir,depende del volumen de los documentos.Es decir cuanto más amplio sea el documento más amplio sera su índice.

Los terminos que se van a escribir en el índice puede extraerse directamente del documento o pueden traducirse a un vocabulario establecido.En el primer caso se usan palabras del lenguaje natural,nada que ver con el segundo caso en el que usaremos un lenguaje controlado.

Los términos elegidos para la indización tienen que cumplir las siguientes condiciones:

  1. Exhaustividad:deben a parecer en la lista todos los conceptos básicos del documento
  2. Precisión:evitar expresiones ambiguas o genéricas
  3. Pertinencia:rigor al seleccionar los términos
  4. Uniformidad:utiliza las mismas expresiones para los mismos conceptos,eliminar la subjetividad y mantener asi la coherencia de la lista

Los índices más habituales son:

  1. Onomásticos:contienen nombres de personas,instituciones,..
  2. Topógraficos:contienen términos geográficos
  3. De materias

Deben seguirse unas reglas en su redacción,entre ellas:

  1. Para nombres de persona
    1. Entrar en orden inverso,apellido y nombre
    2. Se respetará su lengua de origen
    3. Las iniciales se posponen
    4. Los apellidos con guión se consideran uno solo
    5. Las preposiciones de los apellidos se posponen al nombre

2.Para instituciones

1.En forma directa sin inversión

2.Abreviaturas y siglas se desarrollan para evitar confusiones

3.Para términos geográficos

1.Entre paréntesis su jurisdicción,país

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