Ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de los documentos

Los documentos de archivo se producen dentro de una secuencia,un proceso natural.Se trata de seres vivos los cuales van cumpliendo su función hasta que se decide su eliminación o permanencia.Por lo cual se habla de ciclo vital o fases de archivo

Fases de archivo

Archivo de oficina o de gestión(Fase Activa)

En esta fase es donde los documentos se reciben y permanecen durante su tramite o uso,con un máximo de 5 años,para pasar despues a la siguiente fase evitando asi acumulación y colapsos en oficinas.

Estos archivos tienen un papel muy importante porque son el principio de el proceso documental.Su organización se realiza por series documentales.

Una serie documental es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.

A su vez las series estan formadas por expedientes.Un expediente es un conjunto de documentos producidos por una oficina de forma ordenada con el fin de resolver un asunto.

Concluido el expediente o pasado su plazo de permanencia ,los documentos deben pasar a la siguiente fase transfiriendolos.Por lo cual es necesario prepararlos

    1. Revisar que no falte ningun documento dentro del expediente
    2. Comprobar su orden
    3. Eliminar grapas,gomas,…

Los documentos se empaquetan en cajas numeradas correlativamente para identificarlas en la relación de entrega.

La relación de entrega es un documento en el que se especifica que documentos se remitiran a la siguiente fase.Este documento se redacta por duplicado ,una copia para el archivo de la oficina y otro para la oficina central,que es la encargada de hacer las comprobaciones oportunas y devolver las copias selladas y firmadas.

Debe constar de

      1. Cabecera archivo remitente,tipo documental,función,fecha y registro general
      2. Identificación de los documentos transferidos datos de cada caja,su numero,contenido
      3. Diligencias de entrega y recepción

Archivo central (Fase semiactiva)

Recibe los documentos generados en el archivo de oficina.Permanecen en este archivo aproximadamente durante 10 años.Sus funciones son identificar,valorar,describir y conservar las series.Identificar es propia de esta fase.

Archivo intermedio(Fase inactiva)

El tiempo de permanencia en este archivo es aproximadamente de 15 años,los documentos a penas tienen uso administrativo y comienza una fase en la que prevalece su valor histórico sobre el de gestión.

Su tarea es la selección de los documentos que deben ser eliminados y los que deben de ser conservados.

Archivo histórico(Fase inactiva)

La finalidad de esta fase la conservación permanente fr los documentos para la investigacion y la difusion cultural.

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